Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach §14 UStG (2026)
Eine Rechnung ist kein formloser Zettel: Fehlt eine Pflichtangabe, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen — und im schlimmsten Fall musst du nachbessern oder das Finanzamt streicht den Betriebsausgabenabzug. Hier findest du alle Pflichtangaben nach §14 UStG, die Sonderregeln für Kleinbeträge und Kleinunternehmer sowie den aktuellen Zeitplan zur E-Rechnungspflicht.
Kurz gesagt
Eine vollständige Rechnung braucht 10 Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG — u. a. vollständige Namen/Anschriften, Steuernummer/USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Steuersatz/-betrag. Fehlt eine, kann der Kunde die Vorsteuer nicht ziehen; unter 250 € brutto genügt die vereinfachte Kleinbetragsrechnung.
Die Pflichtangaben nach §14 UStG
Für eine vollständige Rechnung (Bruttobetrag über 250 €) verlangt §14 Abs. 4 UStG diese Angaben — am besten als feste Checkliste, die du bei jeder Rechnung durchgehst:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (du).
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (dein Kunde).
- Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers.
- Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer. Sie darf nur einmal vergeben werden — Lücken sind erlaubt, Doppelungen nicht.
- Menge und Art der gelieferten Waren bzw. Umfang und Art der Leistung.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum) — auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht.
- Nettoentgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen.
- Anzuwendender Steuersatz (19 % bzw. 7 %) und der darauf entfallende Steuerbetrag — oder bei Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis.
- Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts (z. B. Skonto), sofern nicht bereits im Entgelt berücksichtigt.
Kleinbetragsrechnung: bis 250 € brutto
Liegt der Bruttobetrag bei höchstens 250 €, reicht eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung (§33 UStDV). Dann genügen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
- Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Leistung,
- Bruttobetrag in einer Summe und der darin enthaltene Steuersatz (bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung).
Rechnungsnummer, Empfängeranschrift und die getrennte Ausweisung von Netto und Steuer sind hier nicht nötig. Für schnelle Kleinbeträge spart das Zeit — der Vorsteuerabzug bleibt für den Kunden trotzdem möglich.
Sonderfall Kleinunternehmer (§19 UStG)
Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus: kein Steuersatz, kein Steuerbetrag. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Rechnung, etwa:
Seit dem 1. Januar 2025 ist dieser Hinweis ausdrücklich vorgeschrieben. Für Kleinunternehmer gilt dabei aber nicht der volle Katalog des § 14 Abs. 4 UStG, sondern eine eigene, kürzere Liste in § 34a UStDV: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt in einer Summe und der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Leistungszeitpunkt sind dort nicht verlangt.
Praktisch heißt das nicht, dass man sie weglassen sollte. Eine durchgehende Nummerierung ist die Grundlage jeder nachvollziehbaren Buchführung, und der Leistungszeitpunkt beugt Rückfragen vor. Rechtlich zwingend sind sie für Kleinunternehmer aber nicht — wer eine Rechnung ohne Nummer erhält, hat deshalb keinen Formfehler vor sich. Der Rechnungs-Generator führt beide Varianten getrennt auf.
Nie wieder eine fehlerhafte Rechnung
Der Rechnungs-Generator 2026 hat alle Pflichtangaben fest eingebaut, rechnet Netto/USt/Brutto automatisch und schaltet per Umschalter sauber zwischen §14 (mit USt) und §19 (Kleinunternehmer, USt ausgeblendet) um — inklusive fortlaufendem Rechnungsbuch. Als Excel/LibreOffice/Numbers, einmal zahlen, für immer nutzen.
Zum Rechnungs-Generator →E-Rechnungspflicht: der Zeitplan 2025–2028
Das Wachstumschancengesetz führt die verpflichtende elektronische Rechnung im inländischen B2B-Bereich (Rechnungen an andere Unternehmen) schrittweise ein. Wichtig: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (Format XRechnung oder ZUGFeRD) — ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“.
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| seit 1.1.2025 | Empfangspflicht für alle: Jedes inländische Unternehmen — auch Freelancer und Kleinunternehmer — muss E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können. |
| bis 31.12.2026 | Übergang: Ausstellen als Papier/PDF weiterhin erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers). |
| ab 1.1.2027 | Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere dürfen bis Ende 2027 weiter PDF (mit Zustimmung). |
| ab 1.1.2028 | E-Rechnungspflicht im B2B für alle — auch kleine Selbstständige und GmbHs. |
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Lexware Office ansehen →Praktisch heißt das: Kümmere dich zuerst um den Empfang (ein Postfach/Tool, das XRechnung und ZUGFeRD lesen und archivieren kann) und stelle dein Rechnungsschreiben rechtzeitig vor deinem Stichtag auf ein E-Rechnungs-Format um.
Häufige Fehler
- Leistungsdatum vergessen. Der Zeitpunkt der Leistung ist eigene Pflichtangabe — auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht.
- Rechnungsnummern doppelt vergeben. Jede Nummer nur einmal; am besten ein durchgehender Zähler.
- Als Kleinunternehmer USt ausweisen. Wer §19 nutzt und trotzdem Umsatzsteuer aufführt, schuldet sie dem Finanzamt (unrichtiger Steuerausweis).
- PDF mit E-Rechnung verwechseln. Ein PDF ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Pflicht — dafür braucht es XRechnung oder ZUGFeRD.
Häufige Fragen
Was muss zwingend auf eine Rechnung?
Bei Beträgen über 250 € brutto: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, Nettoentgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag sowie ggf. vereinbarte Entgeltminderungen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen befreit und dürfen weiterhin PDF oder Papier verwenden. Empfangen und archivieren können müssen sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025.
Reicht ein PDF als E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 gilt nur ein strukturierter Datensatz (XRechnung oder ZUGFeRD) als E-Rechnung. Ein einfaches PDF zählt als „sonstige Rechnung“ und ist für die künftige B2B-Pflicht nicht ausreichend.
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