Vergleiche für Selbstständige

Zuletzt aktualisiert: 23. Juli 2026 · Redaktion freelancer-tools.dev

Buchhaltungssoftware und Geschäftskonto sind die zwei Entscheidungen, die dich als Selbstständige/r täglich begleiten — und bei denen die meisten am Anfang zu schnell oder nach dem falschen Kriterium wählen. Die teuerste Software ist nicht automatisch die richtige, und das „kostenlose“ Konto kann dich später Nerven kosten. Dieser Leitfaden zeigt dir, worauf es wirklich ankommt, bevor du dir unten die konkreten Vergleiche ansiehst.

Worauf du bei Buchhaltungssoftware achten solltest

Egal ob du die einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) machst oder später bilanzierst — deine Software muss vor allem eines: die gesetzlichen Grundregeln einhalten und dir Arbeit abnehmen. Diese Punkte entscheiden:

• GoBD-Konformität. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern“ verlangen, dass Buchungen nachträglich nicht spurlos geändert werden können (Unveränderbarkeit), dass eine Verfahrensdokumentation existiert und Belege revisionssicher aufbewahrt werden. Ein Ordner mit PDFs in der Cloud erfüllt das nicht. Details im Ratgeber EÜR erstellen.
• E-Rechnung senden und empfangen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im B2B-Bereich strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD nach EN 16931) empfangen können — auch Kleinunternehmer. Der Versand wird gestaffelt Pflicht (ab 2027 für größere Betriebe, ab 2028 grundsätzlich alle). Deine Software sollte beides heute schon können. Alles zur Zeitleiste: E-Rechnungspflicht 2025–2028.
• Export für den Steuerberater. Wenn du einen Steuerberater hast oder planst, spart ein sauberer DATEV-Export bares Geld — er muss deine Daten sonst manuell nacherfassen.
• Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt ans Finanzamt. Gute Programme übermitteln die Voranmeldung per ELSTER-Schnittstelle. Wie das Verfahren funktioniert, steht im Ratgeber Umsatzsteuer-Voranmeldung.
• Kleinunternehmer-Tauglichkeit. Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG, brauchst du keine Umsatzsteuer-Funktionen, aber den korrekten §19-Hinweis auf jeder Rechnung. Manche Tools sind dafür gratis — mehr Funktion zahlst du erst, wenn du sie wirklich brauchst.

Typische Fehler

• Nach Optik statt nach GoBD und Export-Formaten wählen.
• Ein Tool nehmen, das keine E-Rechnungen empfangen kann — und dann Rechnungen von Lieferanten nicht rechtssicher verarbeiten.
• Auf Funktionen für Bilanzierung zahlen, obwohl die einfache EÜR reicht.

Konkret gegenübergestellt findest du die Anbieter im Buchhaltungssoftware-Vergleich — inklusive der Grenzen jedes Tools, nicht nur der Stärken.

Worauf du bei einem Geschäftskonto achten solltest

Ein eigenes Geschäftskonto ist für Einzelunternehmer und Freiberufler gesetzlich nicht vorgeschrieben — die meisten Banken verbieten die geschäftliche Nutzung eines Privatkontos aber in ihren AGB, und für die Buchhaltung ist die saubere Trennung Gold wert. Für eine GmbH oder UG führt am separaten Konto ohnehin kein Weg vorbei (schon wegen der Stammkapital-Einzahlung). Darauf kommt es an:

• Trennung privat/geschäftlich. Ein eigenes Konto macht die EÜR am Jahresende zur halben Stunde statt zum Wochenendprojekt — jede Buchung ist eindeutig zuordenbar.
• Echte Bank-Lizenz und Einlagensicherung. Prüfe, ob eine Vollbank mit BaFin-Lizenz und gesetzlicher Einlagensicherung (100.000 € pro Kunde) dahintersteht — oder ein reines E-Geld-Institut. Bei letzterem wird dein Geld zwar getrennt verwahrt, fällt aber nicht unter die gesetzliche Einlagensicherung. Kein K.-o.-Kriterium, aber du solltest es wissen.
• Bargeld. Nimmst du Bargeld ein oder zahlst du regelmäßig welches ein? Viele Fintech-Konten können das gar nicht oder nur teuer. Für bargeldlose Dienstleister dagegen irrelevant.
• Buchhaltungs-Anbindung. Ein Konto, das Umsätze per Schnittstelle oder DATEV-/CSV-Export direkt in deine Buchhaltung schiebt, spart dir jeden Monat Tipparbeit. Manche Konten bringen sogar eine eigene Rechnungsstellung mit.
• Unterkonten für die Steuerrücklage. Wer Umsatzsteuer und Einkommensteuer auf einem separaten Unterkonto parkt, wird von der Vorauszahlung nie überrascht.
• Echte Kosten. Der Monatspreis ist selten die ganze Wahrheit — achte auf Gebühren für Buchungen, Karten, Bargeld und zusätzliche Nutzer.

Typische Fehler

• Privatkonto geschäftlich weiternutzen (AGB-Verstoß und Buchhaltungs-Chaos).
• Nur auf den Monatspreis schauen und die Transaktions- und Bargeldgebühren übersehen.
• Ein Konto ohne Bargeld-Funktion wählen, obwohl das Geschäft Bargeld braucht.

Wann du überhaupt ein Gewerbe (und damit oft ein Geschäftskonto) brauchst, klärt der Ratgeber Gewerbe anmelden. Die Konten im direkten Vergleich: Geschäftskonto-Vergleich.

Wann lohnt sich was?