Mahnungs-Generator

Wann dein Kunde in Verzug gerät (§ 286 BGB)

Verzug ist kein Gefühl, sondern ein Zustand mit Datum. Erst ab diesem Datum darfst du Zinsen, die 40-Euro-Pauschale und Verzugsschäden verlangen – vorher nicht. § 286 BGB kennt dafür mehrere Wege, und der langsamste ist ausgerechnet der, den die meisten für den einzigen halten:

Zwei Dinge fallen dabei praktisch ins Gewicht. Erstens: Der Satz auf deiner Rechnung entscheidet, nicht dein Mahnschreiben. Ein konkretes Datum spart dir bis zu 30 Tage – und die Zinsen laufen früher. Zweitens: Gegenüber Verbrauchern ist der Hinweis auf die 30-Tage-Folge ein Kästchen, das du entweder gesetzt hast oder nicht. Nachträglich lässt es sich nicht ergänzen. Wie die Rechnung dafür aussehen muss, steht im Ratgeber Rechnung schreiben: Pflichtangaben.

Und eine Grenze gibt es: Verzug tritt nicht ein, solange die Leistung wegen eines Umstands ausbleibt, den der Schuldner nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB). Ein bestrittener Mangel oder eine strittige Rechnung kann den Verzug also blockieren – auch dann, wenn du sicher bist, im Recht zu sein.

Muss ich wirklich dreimal mahnen?

Nein – das ist der hartnäckigste Irrtum im Forderungsmanagement. Weder das BGB noch die ZPO kennen eine „erste“, „zweite“ oder „dritte“ Mahnung. Ist Verzug eingetreten, könntest du am nächsten Tag einen Mahnbescheid beantragen. Die Staffelung ist reine Praxis: Sie hält die Kundenbeziehung am Leben und ist billiger als jeder Rechtsweg.

Bewährt hat sich diese Reihenfolge – der Generator bildet sie über das Feld „Stufe“ ab:

1. Zahlungserinnerung. Freundlich, ohne Vorwurf, mit neuer Frist. Sie unterstellt ein Versehen – und in den meisten Fällen ist es auch eines.
2. Erste Mahnung. Sachlich, mit Bezug auf die überschrittene Fälligkeit und einer klaren neuen Frist.
3. Zweite Mahnung. Hier benennst du erstmals Verzugszinsen und Kosten – und machst damit deutlich, dass die Sache teurer wird.
4. Letzte Mahnung. Konkrete Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens mit Datum. Diese Ankündigung musst du dann auch einlösen, sonst verliert jede weitere Frist ihre Wirkung.

Faustregel für die Fristen: kurz genug, dass es ernst wirkt, lang genug, dass eine Überweisung ankommen kann. Sieben Tage sind bei der Zahlungserinnerung üblich – der Generator setzt diesen Wert voreingestellt, du kannst ihn frei ändern.

Verzugszinsen: was du wirklich verlangen darfst (§ 288 BGB)

Der Zinssatz hängt nicht von deiner Rechnung ab, sondern davon, wer dein Kunde ist:

• Ist ein Verbraucher beteiligt: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB).
• Ist kein Verbraucher beteiligt (also reines B2B) und geht es um eine Entgeltforderung: neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB).

Der Basiszinssatz nach § 247 BGB ist keine feste Zahl: Er ändert sich zum 1. Januar und zum 1. Juli und wird von der Deutschen Bundesbank bekannt gegeben. Daraus ergeben sich die aktuell geltenden Verzugszinssätze:

Stand: 1. August 2026. Quelle: Deutsche Bundesbank, Bekanntgabe des Basiszinssatzes zum 1. Juli 2026. Der nächste Anpassungstermin ist der 1. Januar 2027 – prüf den Wert vor jeder Zinsberechnung neu.

Gerechnet wird tagegenau auf die offene Forderung:

Beispiel: 2.000 € offen gegenüber einem Geschäftskunden, 30 Tage im Verzug, Zinssatz 10,52 % → 2.000 × 0,1052 × 30 ÷ 365 = 17,29 €. Fällt in deinen Verzugszeitraum ein Halbjahreswechsel, musst du die Abschnitte getrennt rechnen – für jeden Zeitraum gilt der damals bekannt gegebene Basiszinssatz.

Zwei Ergänzungen, die selten bekannt sind: Ein weiterer Schaden bleibt neben den Zinsen ersatzfähig (§ 288 Abs. 4 BGB) – etwa Kosten einer notwendigen Zwischenfinanzierung. Und der Zinsanspruch lässt sich gegenüber Unternehmen nicht im Voraus wegvereinbaren: Eine Vereinbarung, die Verzugszinsen ausschließt, ist unwirksam (§ 288 Abs. 6 BGB). Wer also in fremden AGB liest, Verzugszinsen seien ausgeschlossen, muss das nicht hinnehmen.

Die 40-Euro-Pauschale bei Geschäftskunden (§ 288 Abs. 5 BGB)

Ist dein Schuldner kein Verbraucher, hast du bei Verzug mit einer Entgeltforderung zusätzlich Anspruch auf eine Pauschale von 40 Euro – ohne Nachweis, dass dir überhaupt ein Schaden entstanden ist. Das gilt auch, wenn es um eine Abschlags- oder Ratenzahlung geht.

• Gegenüber Verbrauchern gibt es sie nicht. Das steht ausdrücklich im Gesetzeswortlaut und ist kein Auslegungsspielraum.
• Sie wird angerechnet auf einen später geschuldeten Schadensersatz, soweit der in Kosten der Rechtsverfolgung besteht (§ 288 Abs. 5 Satz 3 BGB). Du bekommst also nicht Pauschale und volle Anwaltskosten obendrauf.
• Sie ist nicht abdingbar: Eine im Voraus getroffene Vereinbarung, die den Anspruch auf die Pauschale ausschließt, ist unwirksam (§ 288 Abs. 6 BGB).

Trag die 40 Euro einfach in das Feld Mahngebühr ein – der Generator addiert sie sauber zur Gesamtforderung und weist sie als eigene Position aus.

Mahnkosten: was durchsetzbar ist – und was nicht

Neben Zinsen und Pauschale ist der tatsächlich entstandene Verzugsschaden ersatzfähig, also etwa Porto und Material für das Mahnschreiben. Drei Grenzen solltest du kennen:

• Die verzugsbegründende Mahnung zahlt niemand. Wenn erst deine Mahnung den Verzug auslöst (§ 286 Abs. 1 BGB), ist sie noch kein Verzugsschaden – der Schaden kann logisch nicht vor dem Zustand entstehen, der ihn auslöst. Erstattungsfähig sind erst die folgenden Schreiben.
• Pauschale „Bearbeitungsgebühren“ sind kein Schaden. Deine eigene Arbeitszeit für das Mahnen ist Teil deines allgemeinen Geschäftsbetriebs; eine frei erfundene Gebühr dafür ist nicht durchsetzbar.
• Bei Geschäftskunden ist die 40-Euro-Pauschale ohnehin der stärkere Hebel – sie ist höher als jedes realistische Porto und braucht keinen Nachweis.

Wenn Mahnen nicht mehr hilft: das gerichtliche Mahnverfahren

Bleibt auch die letzte Frist folgenlos, ist der nächste Schritt der Mahnbescheid nach §§ 688 ff. ZPO. Das Verfahren ist bewusst schlank: Das Gericht prüft nicht, ob deine Forderung berechtigt ist – es stellt sie dem Schuldner zu und wartet auf dessen Reaktion.

1. Antrag. Er lässt sich über das amtliche Online-Formular der deutschen Mahngerichte stellen (online-mahnantrag.de, betrieben im Auftrag der Landesjustizverwaltungen). Zuständig ist ein zentrales Mahngericht, nicht dein Amtsgericht um die Ecke.
2. Gerichtskosten. Es fällt eine 0,5-Gebühr an, mindestens 38,00 Euro (Kostenverzeichnis Nr. 1100 zum GKG). Die Kosten trägt am Ende der Schuldner, vorstrecken musst du sie aber.
3. Widerspruch. Der Schuldner hat nach Zustellung zwei Wochen Zeit. Legt er Widerspruch ein, geht die Sache – auf deinen Antrag – in ein normales Streitverfahren über; dann wird es ein Prozess mit allem, was dazugehört.
4. Vollstreckungsbescheid. Kommt kein Widerspruch, beantragst du den Vollstreckungsbescheid. Er ist ein vollstreckbarer Titel. Auch dagegen kann der Schuldner binnen zwei Wochen Einspruch einlegen.

Der eigentliche Wert des Verfahrens liegt oft woanders: Die Zustellung des Mahnbescheids hemmt die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Wenn eine alte Forderung zum Jahresende zu verjähren droht, ist der Mahnbescheid deshalb der schnellste Weg, die Uhr anzuhalten. Alternativ – oder ergänzend – kannst du einen Anwalt oder ein Inkassobüro einschalten; deren Kosten sind als Rechtsverfolgungskosten grundsätzlich Teil des Verzugsschadens, auf den die 40-Euro-Pauschale angerechnet wird.

Verjährung: die Frist, die niemand mahnt

Die teuerste Frist im Forderungsmanagement ist die, an die niemand erinnert. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB). Sie beginnt aber nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du von den anspruchsbegründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis hattest oder ohne grobe Fahrlässigkeit hättest haben müssen (§ 199 Abs. 1 BGB).

Praktisch bedeutet das: Zwischen Weihnachten und Neujahr entscheidet sich jedes Jahr, welche Altforderungen du endgültig abschreibst. Verjährt ist eine Forderung übrigens nicht erloschen – der Schuldner darf die Zahlung nur verweigern. Tut er das, ist sie faktisch weg. Eine Mahnung, egal wie deutlich, hemmt die Verjährung nicht; dafür braucht es die Schritte aus § 204 BGB, etwa die Zustellung des Mahnbescheids.

Was dieses Werkzeug nicht leisten kann

Der Generator formuliert ein sauberes Mahnschreiben und rechnet die Positionen zusammen, die du eingibst. Er beurteilt die Forderung dahinter nicht. Insbesondere:

• Er prüft nicht, ob überhaupt Verzug eingetreten ist – und damit auch nicht, ob du Zinsen und Pauschale zu Recht verlangst.
• Er berechnet die Verzugszinsen nicht. Die Felder für Mahngebühr und Zinsen sind Eingabefelder: Du bestimmst die Beträge nach der Formel oben, der Generator addiert sie nur.
• Er weiß nicht, ob dein Kunde Verbraucher oder Unternehmer ist. Davon hängen aber sowohl der Zinssatz als auch der Anspruch auf die 40 Euro ab.
• Er prüft nicht, ob deine Forderung berechtigt ist. Ist die Leistung mangelhaft oder die Rechnung falsch, kann eine Mahnung sogar schaden.
• Er überwacht keine Verjährung und erinnert an keine Frist.

Bei bestrittenen Forderungen, hohen Beträgen oder einem Schuldner, bei dem es um die Zahlungsfähigkeit geht, ist der Gang zum Anwalt kein Luxus, sondern die günstigere Variante.