Betriebsausgabenpauschale 2026: Wer sie nutzen darf — und wer nicht

„Gibt es für Freiberufler eine Pauschale für Betriebsausgaben?“ — diese Frage landet bei uns häufiger als fast jede andere. Die Antwort ist enger, als viele hoffen: Es gibt sie, aber nur für vier klar umrissene Gruppen. Hier steht, wer dazugehört, wie viel es ist, wann sich die Pauschale lohnt und mit welchen Pauschalen sie ständig verwechselt wird.

Wer bekommt eine Betriebsausgabenpauschale?

Die Pauschale ist eine Vereinfachungsregel der Finanzverwaltung, kein Paragraf im Einkommensteuergesetz. Die Beträge stehen im BMF-Schreiben vom 6. April 2023 (BStBl I S. 671), für die Kindertagespflege in einem zweiten Schreiben vom selben Tag (BStBl I S. 669). Beide gelten seit dem Veranlagungszeitraum 2023 und werden in der amtlichen Ausfüllanleitung zur Anlage EÜR 2025 unverändert genannt:

Bis einschließlich 2022 lagen die Höchstbeträge bei 2.455 € beziehungsweise 614 €, in der Kindertagespflege bei 300 € je Kind. Wer in alten Ratgebern oder Vereinsmerkblättern noch diese Zahlen findet, liest einen überholten Stand.

Und alle anderen? Keine Pauschale für Gewerbe und die meisten Freiberufler

Wer als IT-Freelancer, Designerin, Berater, Fotografin, Handwerker oder mit einem Gewerbe selbstständig ist, fällt durch das Raster. Auch „pauschale Betriebsausgaben für den Gewerbebetrieb“ gibt es nicht: Für Gewerbetreibende sieht weder das Gesetz noch eine Verwaltungsregel einen Pauschalsatz vor. Hier zählt jede Ausgabe einzeln, mit Beleg — welche das sind, steht im Ratgeber Betriebsausgaben absetzen.

Ein Teil der Verwirrung kommt daher, dass es im Steuerrecht viele Pauschalen gibt, die ähnlich klingen, aber etwas anderes sind:

Die beiden Freibeträge wurden mit dem Steueränderungsgesetz 2025 zum 1. Januar 2026 angehoben (vorher 3.000 € und 840 €). Die Homeoffice-Pauschale ist der Posten, den Selbstständige am häufigsten meinen, wenn sie nach einer „Betriebskostenpauschale“ suchen. Sie steht aber neben deinen übrigen Ausgaben und ersetzt sie nicht — Details im Ratgeber Arbeitszimmer und Homeoffice absetzen.

Wann lohnt sich die Pauschale? Die Rechnung

Die Pauschale ist ein Wahlrecht. Du darfst immer stattdessen deine tatsächlichen Ausgaben ansetzen, und das solltest du, sobald sie höher sind. Zwei Zahlen helfen beim Einordnen:

Oberhalb dieser Einnahmen wächst die Pauschale nicht mehr mit. Drei Beispiele mit angenommenen Zahlen:

Die Faustregel daraus: Die Pauschale bringt am meisten, wo kaum Material und keine teure Ausstattung nötig sind. Wer Miete für ein Büro zahlt, regelmäßig Technik kauft oder viel reist, liegt meist darüber. Rechne beide Wege einmal mit deinen echten Zahlen durch, bevor du dich festlegst.

Alles oder nichts: so trägst du die Pauschale ein

Die Pauschale steht in Zeile 24 der Anlage EÜR („Betriebsausgabenpauschale für bestimmte Berufsgruppen“, Kennzahl 195). Die Ausfüllanleitung verweist von dort direkt auf Zeile 75. Das heißt: Wer die Pauschale nimmt, trägt für diese Tätigkeit keine weiteren Ausgaben ein. Laptop, Fachbücher, Fahrtkosten und Arbeitszimmer sind mit der Pauschale abgegolten. Eine Mischung aus Pauschale plus einzelnen teuren Posten gibt es nicht.

Zwei Feinheiten, die oft übersehen werden:

• 900 € nur einmal. Der Höchstbetrag für Nebentätigkeiten gilt für alle begünstigten Nebentätigkeiten zusammen. Wer nebenbei schreibt und Prüfungen abnimmt, bekommt nicht zweimal 900 €.
• Nicht doppelt mit dem Übungsleiterfreibetrag. Fällt eine Lehrtätigkeit unter § 3 Nr. 26 EStG — etwa der Kurs an der Volkshochschule —, gilt dort der Freibetrag von 3.300 €, nicht die 25-Prozent-Pauschale. Beides zusammen auf dieselbe Tätigkeit geht nicht.

Den Gewinn selbst ermittelst du wie gewohnt per Einnahmenüberschussrechnung. Wie die aufgebaut ist, erklärt der Ratgeber EÜR erstellen.

Sonderfall Kindertagespflege

Für Tagesmütter und Tagesväter gilt ein eigenes Modell, das sich nicht nach Prozenten, sondern nach Kindern richtet. Nach dem BMF-Schreiben vom 6. April 2023 und der Ausfüllanleitung zur Anlage EÜR:

• 400 € je Kind und Monat bei 40 Stunden Betreuung pro Woche. Bei weniger Stunden wird anteilig gekürzt: 400 € × vereinbarte Wochenstunden ÷ 40. Bei 30 Stunden sind das 300 €.
• 50 € je Freihalteplatz und Monat, solange ein Platz frei gehalten wird.
• Die Pauschale darf die Einnahmen aus der Betreuung nicht übersteigen.
• Nicht anwendbar, wenn die Betreuung im Haushalt der Eltern oder in unentgeltlich überlassenen Räumen stattfindet. Dann zählen nur die tatsächlichen Ausgaben.
• Beiträge zur Alterssicherung, Unfall-, Kranken- und Pflegeversicherung sind durch die Pauschale nicht abgedeckt und werden gesondert behandelt.

Hauptberuflich oder nebenberuflich?

Ob 30 % oder 25 % gelten, hängt an der Frage, ob die Tätigkeit dein Hauptberuf ist. Das BMF-Schreiben nennt dafür keine feste Stundengrenze. Wer angestellt ist und daneben Artikel schreibt, ist klar nebenberuflich; wer vom Schreiben lebt, klar hauptberuflich. Dazwischen — etwa bei mehreren selbstständigen Standbeinen — entscheidet der Einzelfall. Weil die Pauschale eine Verwaltungsregel ist, besteht darauf kein einklagbarer Anspruch, und das Finanzamt darf die Voraussetzungen eng auslegen. In Grenzfällen lohnt die Frage an deine Steuerberaterin oder an das Finanzamt, bevor du dich darauf verlässt. Wie sich eine Nebentätigkeit steuerlich sonst sortiert, steht im Ratgeber Nebenberuflich selbstständig machen.

Häufige Fehler

• Die Pauschale als IT-Freelancer oder Gewerbetreibender ansetzen. Sie gilt nur für die genannten Gruppen. Ein Ansatz ohne Grundlage wird gestrichen, und dann fehlen die Belege für die echten Ausgaben.
• Pauschale plus einzelne Ausgaben eintragen. Die Pauschale ersetzt alle Betriebsausgaben dieser Tätigkeit.
• Mit alten Beträgen rechnen. 2.455 € und 614 € galten bis 2022. Seit 2023 sind es 3.600 € und 900 €.
• Belege wegwerfen. Auch wer die Pauschale nutzt, sollte Ausgaben sammeln. Nur so lässt sich prüfen, ob der Einzelnachweis nicht doch mehr gebracht hätte, und nur so bleibt der Wechsel möglich, falls das Finanzamt die Pauschale nicht anerkennt.

Passend dazu

• Betriebsausgaben absetzen — die Liste für alle, die keine Pauschale nutzen können.
• Freiberufler oder Gewerbe? — wer zu welcher Gruppe gehört.
• EÜR erstellen — wo die Pauschale in der Gewinnermittlung steht.

→ Alle Ratgeber im Überblick