Betriebsausgaben absetzen: die Liste für Selbstständige (2026)

Jeder Euro, den du als Betriebsausgabe absetzt, senkt deinen Gewinn — und damit deine Steuer. Trotzdem verschenken viele Selbstständige bares Geld, weil sie Ausgaben nicht erfassen oder gar nicht wissen, dass sie abzugsfähig sind. Dieser Ratgeber zeigt dir, was 2026 als Betriebsausgabe zählt, wo es Sonderregeln gibt (Bewirtung, Geschenke, teure Anschaffungen) und wie du nichts liegen lässt.

Was sind Betriebsausgaben?

Die Definition steht in § 4 Abs. 4 EStG und ist bewusst weit gefasst:

Entscheidend ist die betriebliche Veranlassung: Die Ausgabe muss mit deiner selbstständigen Tätigkeit zusammenhängen. Ob sie „notwendig“, „üblich“ oder „angemessen“ ist, entscheidest grundsätzlich du selbst — das Finanzamt darf dir deine unternehmerischen Entscheidungen nicht vorschreiben. Nur bei einigen ausdrücklich geregelten Kosten gibt es Grenzen (dazu unten).

Betriebsausgaben ziehst du in deiner Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) von den Betriebseinnahmen ab. Was übrig bleibt, ist dein steuerpflichtiger Gewinn.

Die Liste: Betriebsausgaben für Selbstständige

Das sind die typischen Posten, die bei Freelancern, Beratern, Kreativen und Dienstleistern regelmäßig anfallen — und voll absetzbar sind (soweit betrieblich veranlasst):

• Arbeitsmittel & Technik — Laptop, Monitor, Smartphone, Kamera, Werkzeug, Büromöbel (Achtung Wertgrenze, siehe AfA/GWG unten).
• Software & Abos — Betriebssystem, Design-/Entwickler-Tools, Cloud-Speicher, Buchhaltungssoftware, KI-Dienste, Domains, Hosting.
• Büromaterial — Papier, Druckerpatronen, Ordner, Porto.
• Miete & Nebenkosten für angemietete Geschäftsräume, oder anteilig das häusliche Arbeitszimmer / die Homeoffice-Pauschale (siehe unten).
• Telefon & Internet — der betrieblich genutzte Anteil.
• Fortbildung — Kurse, Fachbücher, Seminare, Konferenz-Tickets, Fachzeitschriften.
• Reisekosten — Fahrten zu Kunden, Bahn, Flug, Hotel; Auto mit 0,30 €/km (Dienstreise) oder tatsächlichen Kosten.
• Versicherungen & Beiträge — Berufshaftpflicht, Betriebshaftpflicht, Berufsverbände, Kammerbeiträge.
• Fremdleistungen — Subunternehmer, Freelancer, Steuerberater, Anwalt, Agentur.
• Marketing — Website, Werbung, Visitenkarten, Portfolio-Fotos.
• Bank- & Zahlungsgebühren — Geschäftskonto, Stripe/PayPal-Gebühren, Kontoführung.
• Arbeitszimmer-Ausstattung & Fachliteratur sowie Berufskleidung, wenn typische Berufsbekleidung.

Voll oder nur teilweise? Die wichtigen Sonderregeln 2026

Ein paar Ausgaben darfst du nur begrenzt oder anteilig absetzen. Diese Grenzen solltest du kennen — hier verschenken oder riskieren die meisten am ehesten etwas:

Bewirtungskosten: 70-Prozent-Regel

Lädst du einen Kunden oder Geschäftspartner zum Essen ein, sind nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nur 70 % der angemessenen Netto-Kosten als Betriebsausgabe abzugsfähig. Die Vorsteuer ziehst du dagegen zu 100 % (soweit vorsteuerabzugsberechtigt). Pflicht ist ein ordentlicher Bewirtungsbeleg mit konkretem Anlass — „Kundenpflege“ oder „Geschäftsessen“ allein reicht dem Finanzamt nicht, nenne Namen und Grund.

Geschenke: 50-Euro-Grenze

Geschenke an Geschäftspartner sind nur absetzbar, wenn sie pro Empfänger und Jahr höchstens 50 € netto kosten (Grenze seit 2024 angehoben, davor 35 €). Wird die Grenze auch nur um einen Cent überschritten, entfällt der Abzug komplett — nicht nur der übersteigende Teil. Geschenke müssen einzeln und getrennt aufgezeichnet werden.

Homeoffice-Pauschale & Arbeitszimmer

Arbeitest du zu Hause, kannst du die Tagespauschale von 6 € pro Tag ansetzen, für maximal 210 Tage im Jahr — also bis zu 1.260 €. Sie steht auch Selbstständigen zu und ist unabhängig davon, ob du ein separates Arbeitszimmer hast. Hast du ein echtes häusliches Arbeitszimmer, das den Mittelpunkt deiner Tätigkeit bildet, kannst du alternativ die tatsächlichen anteiligen Kosten absetzen — dann aber nicht zusätzlich die Pauschale für dieselben Tage.

Teure Anschaffungen: GWG, Sammelposten & AfA

Nicht alles darfst du im Kaufjahr sofort komplett absetzen. Wo die Grenze verläuft, hängt vom Netto-Preis ab:

Die GWG-Grenze liegt 2026 unverändert bei 800 € netto: Ein Laptop für 780 € netto ist im Kaufjahr voll abziehbar, ein Laptop für 1.200 € wird über seine Nutzungsdauer (laut amtlicher AfA-Tabelle meist 3 Jahre bei Computern) verteilt abgeschrieben.

Was NICHT absetzbar ist

• Rein private Kosten — Lebenshaltung, private Kleidung, privater Urlaub.
• Einkommensteuer selbst (die persönliche Einkommensteuer ist keine Betriebsausgabe).
• Geldbußen & Strafen, z. B. Verwarnungsgelder.
• Der 30-%-Anteil der Bewirtung, der über die 70-%-Grenze hinausgeht.
• Gemischte Kosten ohne klare Aufteilung — ist ein privater Anteil nicht abgrenzbar, kann der Abzug ganz entfallen.

Gibt es eine Betriebsausgabenpauschale?

Viele suchen nach einer Pauschale, mit der sich Betriebsausgaben ohne Belege abziehen lassen. Die ehrliche Antwort: Für die meisten Selbstständigen gibt es sie nicht. Wer als IT-Freelancerin, Designer, Beraterin oder Handwerker arbeitet, muss jede Ausgabe einzeln nachweisen — es führt kein Weg an gesammelten Belegen vorbei.

Es gibt aber eine Vereinfachungsregelung der Finanzverwaltung für einige klar umrissene Berufsgruppen (H 18.2 EStH, „Betriebsausgabenpauschale“):

Die Beträge gelten seit dem Veranlagungszeitraum 2023 (vorher 2.455 € bzw. 614 €) und sind auch für 2026 unverändert. Für die nebenberufliche Variante gilt: Sie greift nur, soweit es sich nicht um eine nach § 3 Nr. 26 EStG begünstigte Tätigkeit handelt — die Übungsleiterpauschale ist etwas anderes und lässt sich nicht zusätzlich obendrauf legen.

Häufige Fehler

• Belege nicht aufgehoben. Ohne Beleg kein Abzug. Rechnungen und Buchungsbelege musst du 8 Jahre aufbewahren (seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz von 10 auf 8 Jahre verkürzt, § 147 AO); für Jahresabschlüsse, Inventare und Bücher bleiben es 10 Jahre. Digitalisiere sie zeitnah.
• Kleinbeträge ignoriert. Porto, Apps, Fachbuch, Parkgebühr — in Summe schnell mehrere Hundert Euro pro Jahr, die einfach untergehen.
• Bewirtung ohne Anlass dokumentiert. Fehlt der konkrete geschäftliche Grund, streicht das Finanzamt den ganzen Posten.
• Teure Technik sofort voll abgesetzt. Über 800 € netto wird abgeschrieben, nicht in einem Jahr verbucht.
• Privat und betrieblich vermischt. Ein getrenntes Geschäftskonto macht die Zuordnung am Jahresende zum Kinderspiel.

Passend dazu

• EÜR erstellen — Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung Schritt für Schritt.
• Kleinunternehmerregelung §19 UStG — Die Grenzen 25.000 / 100.000 € und was beim Überschreiten passiert.
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