Rechnungs-Generator

Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG — Zeile für Zeile

Umsatzsteuerlich ist eine Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird — unabhängig davon, wie es im Geschäftsverkehr bezeichnet wird (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG). Ob oben „Rechnung“, „Honorarnote“ oder „Abrechnung“ steht, ist damit egal; es zählt allein der Inhalt. Und der ist in § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG abschließend aufgezählt: zehn Angaben, von denen acht praktisch immer greifen und zwei nur in Sonderfällen.

Gegenüber anderen Unternehmern, gegenüber juristischen Personen ohne Unternehmereigenschaft und bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück bist du zur Rechnung sogar verpflichtet, und zwar innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Gegenüber Privatkunden darfst du abrechnen, musst aber nicht — außer im genannten Grundstücksfall.

Fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß — und dein Kunde bekommt daraus keinen Vorsteuerabzug. Das ist kein endgültiger Schaden: Eine Rechnung darf um fehlende oder unzutreffende Angaben berichtigt werden, und diese Berichtigung ist ausdrücklich kein rückwirkendes Ereignis im Sinne von § 175 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und § 233a Abs. 2a AO (§ 14 Abs. 4 Satz 4 UStG). Angenehm ist die Nachbesserung trotzdem nicht — sie kostet Zeit und schiebt deine Zahlung nach hinten.

Kleinbetragsrechnung: bis 250 € gilt eine kürzere Liste

Übersteigt der Gesamtbetrag der Rechnung 250 € nicht — also der Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer —, greift die Vereinfachung des § 33 UStDV. Dann sind abweichend von § 14 Abs. 4 UStG nur noch erforderlich:

• der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung,
• das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz — oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.

Nicht mehr verlangt sind damit die Anschrift des Empfängers, die fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und die getrennte Ausweisung von Netto und Steuer. Rechnest du in einer Kleinbetragsrechnung über Leistungen zu verschiedenen Steuersätzen ab, sind die jeweiligen Summen getrennt anzugeben (Abschnitt 14.6 Abs. 1 UStAE).

Die fortlaufende Rechnungsnummer — mehr Freiheit, als die meisten glauben

Das Gesetz verlangt „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Der Zweck ist allein die Einmaligkeit — nicht eine ununterbrochene Zählung. Die Finanzverwaltung sagt das im Umsatzsteuer-Anwendungserlass deutlicher, als es das Wort „fortlaufend“ vermuten lässt:

• Zulässig sind eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen, auch Kombinationen aus Ziffern und Buchstaben. „Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.“ (Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE)
• Es bleibt dir überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise du führst. Zulässig sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche — etwa für Zeiträume, verschiedene Filialen oder Betriebsstätten. Auch die einzelnen Nummernkreise müssen nicht lückenlos sein. Gewährleistet sein muss nur, dass jede Rechnung leicht und eindeutig ihrem Nummernkreis zuzuordnen und die Nummer einmalig ist (Abschnitt 14.5 Abs. 11 UStAE).
• Gar keine fortlaufende Nummer brauchen Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV, Fahrausweise nach § 34 UStDV und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV (Abschnitt 14.5 Abs. 14 UStAE).

Praktisch heißt das: Wer für mehrere Projekte, Marken oder Kunden getrennte Nummernkreise mit einem eigenen Präfix führt, handelt nicht am Rand des Erlaubten, sondern genau in dem Rahmen, den die Verwaltung ausdrücklich beschreibt. Der einzige echte Fehler ist die Doppelvergabe derselben Nummer. Eine Lücke — weil ein Entwurf verworfen wurde — ist unschädlich.

Das Formular oben schlägt beim Öffnen eine Nummer im Format Jahr-001 vor. Es zählt aber nicht mit — die Reihenfolge und die Einmaligkeit verwaltest du selbst, etwa in einer Tabelle oder in deiner Buchhaltung.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG: eigene, kürzere Rechnungsregeln

Seit 2025 ist die Kleinunternehmerregelung als echte Steuerbefreiung ausgestaltet: Ein Umsatz ist steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG). Ob du darunter liegst, prüft der Kleinunternehmer-Rechner.

Für die Rechnung selbst hat das eine Folge, die vielen entgeht: Kleinunternehmer schreiben nicht dieselbe Rechnung ohne Steuerzeile, sondern eine eigene, vereinfachte Rechnung nach § 34a UStDV. Verlangt sind dort nur noch sechs Angaben:

• Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger,
• Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum,
• Menge und Art beziehungsweise Umfang und Art der Leistung,
• das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt,
• bei Abrechnung durch den Kunden die Angabe „Gutschrift“.

Nicht verlangt sind damit der Leistungszeitpunkt und die fortlaufende Rechnungsnummer. Für den Pflichthinweis genügt laut Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE eine umgangssprachliche Formulierung, sofern sie die Steuerfreiheit für Kleinunternehmer eindeutig bezeichnet — der Erlass nennt als Beispiel ausdrücklich „steuerfreier Kleinunternehmer“. Setzt du oben den Haken bei „Kleinunternehmer nach §19 UStG“, blendet der Generator die Steuerzeile aus und ergänzt den § 19-Hinweis automatisch. Und noch etwas erleichtert § 34a UStDV: Eine Kleinunternehmer-Rechnung darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden — also weiterhin als PDF oder auf Papier.

Wie lange du eine Rechnung aufbewahren musst

Hier hat sich etwas geändert, das noch nicht überall angekommen ist. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist verkürzt: Ein Unternehmer hat ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung sowie alle erhaltenen Rechnungen acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Die Neufassung gilt für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (§ 27 Abs. 40 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG). Eine Rechnung vom März 2026 ist also bis Ende 2034 aufzubewahren.

Steuerlich hängt daran die allgemeine Vorschrift des § 147 AO, die nach Art der Unterlage unterscheidet:

Auch hier beginnt die Frist erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Und sie hat eine Bremse, die man kennen sollte: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Wer in einer laufenden Außenprüfung oder in einem offenen Einspruchsverfahren steckt, wirft also nichts weg, nur weil acht Jahre um sind.

Eine kürzere Frist gibt es für die Gegenseite: Ist der Leistungsempfänger bei einer Werklieferung oder grundstücksbezogenen Leistung kein Unternehmer oder verwendet er die Leistung privat, muss er die Rechnung nur zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Genau darauf zielt die Pflichtangabe Nr. 9 aus der Tabelle oben.

Und die E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; für das Ausstellen laufen gestaffelte Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG). Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Dieser Generator erzeugt eine PDF-Rechnung, also eine „sonstige Rechnung“ im Sinne des Gesetzes — für Privatkunden, für Kleinunternehmer und während der Übergangszeit ist das zulässig. Welche Frist wann für dich gilt, steht im Ratgeber E-Rechnungspflicht: was wann gilt; hier wiederholen wir es nicht.

Was dieses Werkzeug nicht leisten kann

Der Generator erzeugt ein Dokument. Er prüft nicht, ob die Abrechnung inhaltlich richtig ist. Konkret trifft er keine der folgenden Entscheidungen für dich:

• Ob der Steuersatz stimmt. Ob deine Leistung dem Regelsatz oder dem ermäßigten Satz unterliegt, entscheidet § 12 UStG — nicht das Auswahlfeld. Die Abgrenzung erklärt der Umsatzsteuer-Rechner.
• Ob überhaupt deutsche Umsatzsteuer anfällt. Bei Geschäftskunden im EU-Ausland, bei Reverse-Charge-Fällen und bei steuerfreien Leistungen gelten andere Regeln und zusätzliche Pflichtangaben nach § 14a UStG.
• Ob die Leistung so vereinbart war. Menge, Stundenzahl und Preis übernimmt das Formular ungeprüft aus deiner Eingabe. Ob sie dem Angebot oder Vertrag entsprechen, siehst nur du.
• Ob die Rechnungsnummer schon vergeben ist. Es gibt kein Rechnungsausgangsbuch und keinen Zähler — die Einmaligkeit liegt bei dir.
• Archivierung. Es wird nichts gespeichert (außer deinen Absenderdaten, wenn du das ausdrücklich anklickst). Die achtjährige Aufbewahrung musst du selbst organisieren.

Für alles, was regelmäßig und in Serie läuft — fortlaufende Nummerierung, offene Posten, Einnahmen-Überschuss-Rechnung — ist eine Tabelle oder eine Buchhaltungslösung das passendere Werkzeug als ein Formular im Browser.

Passend dazu

• Rechnungsnummer richtig vergeben — wie du bei mehreren Marken oder Projekten mit Präfixen saubere Nummernkreise führst.
• Umsatzsteuer-Rechner (19 % / 7 %) — welcher Steuersatz gilt und was § 14c bei einem falschen Ausweis auslöst.
• Kleinunternehmer-Rechner (§ 19 UStG) — prüft die Grenzen 25.000 € und 100.000 €.
• Mahnungs-Generator — wenn die Rechnung raus ist, aber das Geld nicht kommt.
• E-Rechnungspflicht — ab wann ein PDF nicht mehr genügt.